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Abschlussbericht: Effektivitäts- und Effizienzanalyse

Überprüfung von Aufgaben und Prozessen der Stiftung "Haus der kleinen Forscher"

Ein Mädchen betrachtet einen Schmetterling durch eine Lupe.
© Stiftung Haus der kleinen Forscher
Durch eine genaue Analyse der bestehenden Prozesse können Maßnahmen für die Zukunft entwickelt werden

Warum eine Effektivitäts- und Effizienzanalyse im "Haus der kleinen Forscher"?

Die gemeinnützige Stiftung "Haus der kleinen Forscher" engagiert sich seit 2006 für eine bessere Bildung von Kindern im Kita- und Grundschulalter in den Bereichen Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik. Mit seinem bundesweiten Fortbildungsprogramm unterstützt das "Haus der kleinen Forscher" pädagogische Fach- und Lehrkräfte dabei, den Entdeckergeist von Mädchen und Jungen zu fördern und sie qualifiziert beim Forschen zu begleiten. Als größte frühkindliche Bildungsinitiative Deutschlands leistet es damit einen wichtigen Beitrag zur Förderung von Bildungschancen, zur Sicherung des Fachkräftenachwuchses im MINT-Bereich und zur Professionalisierung des pädagogischen Personals. Im elften Jahr ihres Bestehens hat sich die Stiftung nach erfolgreicher institutioneller Evaluierung im Jahr 2013 dazu entschlossen, den Blick nach innen zu richten und ihre Aufgaben und Prozesse zu überprüfen. Es galt, grundsätzlich und in allen Bereichen der Frage nachzugehen, ob man im Sinne der Stiftungsziele noch das Richtige und dies mit größtmöglicher Effizienz tut. Konkretes Projektziel war es, im Rahmen einer ganzheitlichen Analyse Einsparungs- und Verbesserungsmöglichkeiten in Höhe von bis zu 25% des Stiftungsbudgets 2017 zu identifizieren. Ein anschließendes Heben der Potentiale soll es der Stiftung ermöglichen, allgemeine Kostensteigerungen bei begrenzten Beiträgen aufzufangen und die Weiterentwicklung der Stiftungsangebote mit den dafür erforderlichen Ressourcen in Angriff zu nehmen.  

Wie war das Projektvorgehen?

Von Oktober 2016 bis Februar 2017 führte die Stiftung eine umfassende Diagnose all ihrer Aufgaben und Prozesse durch. Basierend auf den Diagnoseergebnissen wurden bis Mai 2017 Ideen zur Erschließung der Einsparpotentiale entwickelt. Durch ein externes Beraterteam begleitet konnte sowohl die Diagnosephase als auch jene der Ideengenerierung in einem partizipativen Ansatz erfolgreich durchgeführt werden. Dabei wurden beinahe 50 Stiftungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter in die Projektumsetzung involviert; es gab keinen Bereich und kein Team, die nicht aktiv beteiligt waren. Das Wissen und die Erfahrung der jeweiligen Prozessexperten kamen so bestmöglich zum Tragen. Anders als bei einem für derartige Vorhaben typischen Top-Down-Ansatz konnte damit eine starke Projekt-Identifikation der Belegschaft hergestellt werden, was eine nachhaltige und effektive Umsetzung des Erarbeiteten begünstigt.     

Was sind wesentliche Ergebnisse?

Grundsätzlich und erfreulicherweise wurden keine Redundanzen identifiziert. Es konnten aber - ganz dem Projektauftrag entsprechend - zahlreiche Maßnahmen entwickelt werden, die Freiräume für Entwicklungen schaffen. In der Stiftungsratssitzung vom 4. Juli 2017 beauftragte der von den Ergebnissen überzeugte Stiftungsrat den Vorstand mit der Umsetzung von 155 erarbeiteten Ideen, die bei voller Wirkungsentfaltung sowohl personelle als auch finanzielle Ressourcen freisetzen und einem Einsparpotential von 23% (= EUR 3,14 Mio.) des Stiftungsbudgets 2017 entsprechen. Der Projektauftrag war damit zur vollsten Zufriedenheit von Stiftungsrat und Stiftungsvorstand erfüllt. Bis zum Zeitpunkt der Berichtslegung (Dezember 2017) konnten bereits 74 Ideen umgesetzt werden. Entsprechende Einsparpotentiale in Höhe von EUR 1,3 Mio. fließen unmittelbar und planmäßig in Stiftungsaktivitäten (Bsp. Weiterentwicklung des digitalen Selbstbildungsangebots) oder werden für die Deckung nicht beeinflussbarer Kosten (Bsp. Mietsteigerung) genutzt. Als positives Nebenprodukt hat das Projekt Kompetenzen der Stiftungsbelegschaft stark weiterentwickelt. Betriebswirtschaftliches Denken und Denken in Prozessen ist ein Jahr nach Projektstart selbstverständlich und kommt allen Bereichen zugute.

Was sind nächste Schritte?

Durch die bisherigen Erfolge bestätigt realisiert die Stiftung die verbleibenden 81 Ideen zielstrebig in der jüngst begonnenen Umsetzungsphase. Diese wird im Wesentlichen bis Herbst 2018 laufen. Dabei erwartete zeitliche und finanzielle Freiräume werden ebenfalls in ihrer Gänze benötigt, um geplante Weiterentwicklungen der Stiftungsangebote effektiv bearbeiten und Kostensteigerungen kompensieren zu können.

Abschlussbericht

© Stiftung Haus der kleinen Forscher
Abschlussbericht als PDF

Im Bericht von der Überprüfung von Aufgaben und Prozessen der Stiftung "Haus der kleinen Forscher" erhalten Sie detailierte Infos über die Phasen dieses Projekts, die Verwendung frei werdender Ressourcen und die Bewertung des Projekts: Abschlussbericht (PDF, 8 Seiten).

Im Beitrag von Stiftungsinfo (PDF, Ausgabe Frühling 2018) des Bundesverbands Deutscher Stiftungen, erfahren Sie außerdem mehr über die Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Prozess.

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